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Concevoir et implanter la structure complète de gestion des ressources humaines (politiques, procédures, outils, formulaires et pratiques internes) ;

Établir un système de classification et de gestion des dossiers du personnel conforme aux exigences légales, et surtout, où l’on retrouve enfin ce qu’on cherche du premier coup ! ;

Mettre en place des procédures pour l’embauche, l’intégration, l’évaluation et la cessation d’emploi ;

Élaborer un manuel de l’employé.e et une politique RH cohérente avec la mission, les valeurs et la culture de l’organisme ;

Créer des gabarits administratifs pour la gestion des contrats, suivis de probation, évaluations et communications internes, des outils pratiques qui facilitent la vie de tous (et limitent les fichiers nommés version_finale_v3_def.

Assurer la conformité de toutes les pratiques RH aux lois et règlements en vigueur (Loi sur les normes du travail, Charte des droits et libertés, CNESST, Loi sur la santé et la sécurité du travail, etc.) ;

Veiller à l’application rigoureuse des politiques internes en matière d’équité, d’éthique et de confidentialité ;

Agir comme personne-ressource auprès de la direction sur les obligations légales et administratives liées à l’emploi, un rôle de traduction du langage RH ;

Conseiller la direction sur les enjeux de gestion du personnel, les relations de travail ;

Accompagner la direction dans l’application cohérente des bonnes pratiques RH, pour que la cohérence soit plus qu’un mot à la mode, mais une réalité quotidienne.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme universitaire en gestion des ressources humaines, relations industrielles, ou tout autre domaine connexe ;

Membre de l’Ordre des CRHA, un atout

2 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire

Bilinguisme anglais et français, parlé comme écrit.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Comptes payables et recevables

Effectuer la tenue de livres en effectuant les écritures comptables nécessaires (comptes payables et comptes recevables).

Vérifier les états de compte en lien avec les bons de commande dans le système HOPEM.

Produire les chèques/virements pour les paiements des différents fournisseurs.

Effectuer l’encaissement des chèques/virements et les dépôts bancaires.

Effectuer les notes de crédit.

Préparer les bons de commande pour le matériel et les équipements de bureau.

Gestion des loyers

Encaisser les paiements de loyer, faire le suivi de ces paiements et effectuer le recouvrement des soldes impayés.

Dans certains cas et après approbation par sa direction, prendre des ententes avec les locataires ayant des soldes impayés.

Effectuer la facturation aux locataires (loyer, travaux, stationnements, cagibis, vélos, etc.).

Lors de la signature d’un nouveau bail, s’assurer d’avoir en main et d’inscrire dans le système HOPEM toutes les informations financières requises (PPA ou autres).

Produire et transmettre annuellement aux locataires les Relevés 31.

En collaboration avec sa direction et l’agent(e) de location, préparer les dossiers pour le Tribunal administratif du logement, dans les cas de fixation de loyer ou de défaut de paiement.

Analyses et rapports financiers

Tenir à jour les registres financiers et faire la balance des divers comptes.

Contribuer aux procédures de fermeture de fin de mois, en collaboration avec la direction des finances et de l’administration (analyse des comptes de grand livre, conciliation bancaire, suivi des comptes en souffrance, amortissements, frais courus, etc.).

Effectuer la vérification des montants de TPS et TVQ et préparer les formulaires de réclamation.

Participer à la préparation des états financiers mensuels et de fin d’année.

Préparer des documents pour les audits financiers annuels.

Faire l’inventaire annuel, en collaboration avec le directeur des finances et de l’administration et l’équipe des immeubles

Soutenir sa direction dans le suivi du budget et la préparation des prévisions budgétaires.

Collaboration et travail d’équipe

Soutenir et collaborer avec les autres membres de l’équipe dans le cadre de certains projets.

Assister aux réunions et rencontres des employés.

Effectuer d’autres tâches connexes qui lui sont attribuées.

…..

Vos principales responsabilités

Travailler de pair avec la direction des événements afin d’atteindre les objectifs de recrutement de nouveaux participants et de nouveaux partenaires corporatifs;

Mettre en place un plan de recrutement et les outils nécessaires au développement de partenariats événementiels et de commanditaires;

Développer, entretenir et consolider des relations privilégiées et durables avec les partenaires et commanditaires actuels et potentiels, en assurant leur fidélisation et en maximisant leur expérience au sein de la Fondation;

Assurer un suivi rigoureux à l’issue des protocoles d’entente, en relançant les partenaires et commanditaires pour encourager le renouvellement de leur engagement;

Assurer le suivi administratif et opérationnel des partenariats (rapports, tableaux de bord, protocoles d’entente, etc.), en veillant à la documentation complète et à la mise à jour rigoureuse des dossiers dans la base de données ProDon;

Soutenir l’organisation d’activités visant à promouvoir la visibilité des événements;

Représenter la Fondation lors d’événements ou d’activités de promotion;

Saisir les diverses opportunités du marché afin de positionner les événements dans de nouvelles niches;

Élaborer et rédiger des lettres, des plans, des présentations, des propositions et toute autre documentation pertinente;

Élaborer et participer aux activités de reconnaissance;

Collaborer au développement de l’ensemble des activités de financement de la Fondation et suggérer différentes opportunités de développement philanthropique à la direction générale.

Vous vous reconnaissez?

Vous détenez une formation universitaire en administration des affaires, marketing, ventes ou tout autre domaine pertinent;

Si vous détenez une formation en gestion philanthropique, vous avez un atout;

Vous possédez un minimum de 5 années d’expérience dans des fonctions similaires;

Vous êtes une personne reconnue son autonomie, sa capacité à bien gérer ses priorités et son aisance relationnelle;

Vous démontrez des capacités reconnues à gérer de multiples priorités, à saisir les opportunités et avez un sens développé de l’approcheclient;

Vous avez une excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;

Vous avez une bonne maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit;

Si vous connaissez le logiciel ProDon, vous avez un atout.

…

• En collaboration avec la direction des communications et du marketing et de la conseillère principale aux communications de la Fondation, proposer, élaborer et réaliser les plans de communication événementiels annuels de la Fondation ;
• Développer, renouveler et coordonner l’ensemble des outils de promotion et de communication des événements de la Fondation (logos, affiches, outils numériques, production vidéo, publicités, etc.) ;
• Rédiger et concevoir des documents requis pour la présentation des événements ;
• Assurer la révision de tous les outils de visibilité des événements (drapeaux, bannières, etc.) et réaliser les plans de pavoisement en événement, incluant le déploiement et la production d’outils pour les équipes corporatives ;
• Assurer la bonne mise en place et la préparation des outils de visibilité pour les événements (avec la collaboration de l’équipe événementielle) ;
• Assurer la qualité et le respect des normes graphiques en lien avec l’image des événements de la Fondation (logos, slogans, format, etc.) ;
• Développer et produire le plan média, le plan publicitaire et de relation publique des événements ;
• Concevoir, rédiger les textes d’animation et développer les outils nécessaires pour les cérémonies événementielles
• Assurer la réalisation et l’analyse des sondages événementiels ;
• Veiller à l’optimisation des sites internet des événements de la Fondation, incluant la mise à jour continue des fonctionnalités, la production et la mise à jour de contenu ;
• Travailler de pair avec l’équipe de logistique événementielle pour assurer la bonne préparation événementielle ;
• Accompagner les partenaires dans la réalisation de leurs activations, actions de visibilité relatives aux plans de partenariat événementiels
• Produire les rapports de visibilités personnalisés aux partenaires à la suite d’un événement ainsi qu’assurer la mise en œuvre des plans de reconnaissance ;
• Assurer une présence sur le terrain lors de tous les événements de la Fondation afin de mettre œuvre les actions de communications préparées.
• Vous détenez un baccalauréat en communication, en marketing, en relations publiques ou dans un autre domaine pertinent;
• Vous possédez un minimum de 3 années d’expérience dans des fonctions similaires;
• Vous possédez d’excellentes capacités d’organisation et avez un bon sens de l’initiative;
• Vous êtes une personne passionnée par l’événementiel et aimez être sur le terrain;
• Vous aimez travailler de façon autonome et avez de la facilité à entrer en relation;
• Vous aimez gérer de multiples priorités, vous adapter à des échéanciers serrés et changeants ainsi que travailler sous pression;
• Vous êtes une personne reconnue pour vos habiletés de rédaction et votre esprit d’initiative;
• Vous possédez une excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Vous êtes à l’aise en anglais, à l’oral et à l’écrit;
• Vous possédez une connaissance de base des logiciels de graphisme;
• Si vous connaissez le logiciel ProDon, vous avez un atout.
• ….

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

1. Gestion des postes de travail (ordinateurs)

• Assurer la mise à jour et le suivi de l’inventaire des équipements.

• Effectuer ou coordonner les réparations nécessaires et assurer le suivi des achats liés au matériel informatique.

• Offrir un soutien technique de proximité : branchements, câblage, demandes spéciales et résolution de problèmes liés au matériel de bureau.

2. Support informatique

• Fournir un soutien aux utilisateurs pour toute question relative aux logiciels, à la navigation internet et aux outils bureautiques.

• Diagnostiquer et résoudre les incidents informatiques (matériel et logiciels).

• Effectuer la maintenance préventive et corrective des équipements.

• Intervenir directement auprès des utilisateurs en cas de problème.

• Accomplir toute autre tâche connexe liée au bon fonctionnement du parc informatique.

• Faire des suivis avec notre fournisseur TI (Natrix).

3. Gestion du service téléphonique

• Gérer la création, la modification et la suppression des extensions téléphoniques.

• Mettre à jour les informations des utilisateurs (prénom, nom, courriel) dans Webex.

• Assurer la communication avec Natrix pour l’ajout d’extensions dans les signatures courriel, et avec la responsable des communications pour la mise à jour sur le site web.

• Diffuser au besoin les instructions liées aux boîtes vocales (informations disponibles sur l’intranet).

• Agir comme personne de référence pour toute demande d’enregistrement ou de désactivation de l’enregistrement des appels.

4. Gestion du matériel informatique et bureautique

• Être la personne contact principale pour les imprimantes, la timbreuse et la machine à enveloppes.

• Remplacer les consommables (ex. : cartouches d’encre) et assurer leur bon fonctionnement.

• Répondre aux besoins matériels au bureau : remplacement d’écrans, de souris, de chargeurs, résolution de problèmes de caméra, etc.

• Prendre en charge les demandes nécessitant une intervention physique lorsque Natrix ne peut pas y répondre à distance.

QUALIFICATIONS

• Scolarité : DEC en support informatique ou formation équivalente

• Année d’expérience : 2 années d’expérience (un atout)

COMPÉTENCES TECHNIQUES ET PERSONNELLES

• Capacité d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles;

• Maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral;

• Habilité avec l’environnement de Microsoft Office (Sharepoint, Teams, etc.);

• Polyvalent

• Esprit d’équipe;

…..

Réviser et optimiser le contenu du site web (WordPress);

Rédiger et coordonner le contenu de la page Facebook et de la chaîne YouTube;

Produire l’Infolettre de l’organisme bimensuellement et autres outils promotionnels;

Réaliser les documents de communication internes tels que des rapports, des brochures/dépliants, des communiqués de presse, etc.;

Produire et faire la promotion de L’Écho de la Pointe (journal de l’organisme) en lien avec l’actualité locale;

Assurer une veille médiatique;

Mettre en place les activités de promotion et communication, de développement partenarial et autres projets spécifiques visant le développement

organisationnel;

Offrir du soutien-conseil en matière de communication à l’organisme;

Assister la coordination dans les tâches associées à la gestion de l’organisme;

Soutenir l’équipe de travail dans la réalisation de leurs dossiers et en faire la promotion;

Effectuer des travaux de révision et de mise en page;

Assurer le respect de l’image organisationnelle;

Effectuer toute autre tâche connexe ou selon les besoins.

EXIGENCES ET APTITUDES

Études universitaires de premier cycle en communication ou toute autre formation jugée équivalente;

Expérience en communication et du milieu communautaire est un solide atout;

Excellentes connaissances du web, des réseaux sociaux et des relations publiques;

Excellentes connaissances de la suite Office, de WordPress, de Cyberimpact, de Canva, des réseaux sociaux;

Goût et aptitude pour la recherche d’information;

Excellente maîtrise du français écrit/parlé et connaissance fonctionnelle de l’anglais;

Très bonne capacité pour la rédaction et la vulgarisation;

Bonne capacité d’analyse, de jugement et de synthèse;

Sens des responsabilités, de l’organisation, de la débrouillardise et de la rigueur;

Aptitude et capacité à travailler seul ou en équipe;

Volonté de travailler dans un milieu multigénérationnel;

Adhésion à la cause et aux valeurs de l’organisme;

Respect des normes éthiques dans l’exercice de ses fonctions.

…

Planifier et organiser les opérations quotidiennes, assurer une gestion efficace de l’accueil et traiter les plaintes des clients avec professionnalisme.

Garantir la qualité du service afin de maximiser l’acquisition et la fidélisation de la clientèle.

Soutenir la programmation de la billetterie incluant la création d’événements, de codes promotionnels, de rappels, de sondage et le suivi des anomalies.

Contribuer à maintenir l’intégrité du système.

Gérer les demandes des partenaires, médias, compagnies et artistes (rabais, gratuités, échanges de biens et services, réservation de sièges, etc.).

Assurer la planification des quarts de travail, la formation et l’accompagnement de l’équipe dans un objectif de bonne compréhension du système de billetterie et des informations (produits, services disponibles et événements).

Veiller à une bonne communication interne et rédiger des procédures opérationnelles.

Superviser les ouvertures et fermetures de la billetterie (fonds de caisses, balancement des caisses, inventaires, dépôts, rapports associés, etc. ) et gérer le comptoir d’accueil.

Mettre en oeuvre et animer les campagnes de sollicitation et de vente.

Être présent lors des événements, assister la direction adjointe et respecter le budget alloué.

Au moins 3 ans d’expérience reliée à la billetterie et service à la clientèle dont une expérience significative d’encadrement d’équipe idéalement en milieu culturel.

Excellente maîtrise des outils informatiques et d’Audience View (un atout).

Bilinguisme (français et anglais) à l’oral et à l’écrit.

Sens de l’organisation et excellent sens client.

Habileté à coordonner et à mobiliser des équipes.

Capacité à travailler autant de façon autonome que collaborative.

Esprit d’initiative et bonnes habiletés de communication.

Intérêt marqué pour le secteur culturel et/ou communautaire.

37.5 heures / semaine

Fin de semaine, Jour, Soir, Temps plein

Emploi Permanent

En présentiel

….

Communication:

L’agent-e de communication et de mobilisation aura pour principale responsabilité d’assurer les communications de l’organisme.

Tenir informés les partenaires et les Verdunois-es des démarches et activités de l’organisme;

Développer divers outils de communication;

Assurer la promotion des activités et veiller à la visibilité de l’organisme;

Mettre à jour le site web;

Animer la page Facebook de l’organisme;

Élaborer le bulletin d’information sur la planification de quartier.

Mobilisation:

Mobiliser les partenaires et les Verdunois-es autour de la mission de la CDSV;

Favoriser le sentiment d’appartenance à la CDSV;

Renforcer les liens entre les membres et avec les partenaires du quartier;

Planifier, coordonner et animer certaines activités de concertation, de réseautage et d’évènements publics;

Porter une attention particulière à l’inclusion des personnes éloignées ou exclues des processus de consultation et participation « habituels».

Gestion administrative:

L’agent-e de concertation et de mobilisation participera, avec la coordination et les autres membres de l’équipe, à la gestion quotidienne de l’organisme.

Soutenir la coordination dans certaines tâches administratives;

Partager avec l’équipe de coordination la préparation des réunions du conseil d’administration ainsi que des assemblées générales (préparation du déroulement, présentation des dossiers, prise de notes….);

Assurer la gestion du membership de la CDSV (adhésion, « recrutement » des membres citoyens…) et faciliter l’intégration des nouveaux membres

Compétences et aptitudes recherchées:

Formation et/ou expérience en lien avec le poste et notamment :

Expérience en communication;

Expérience significative en concertation et en organisation communautaire;

Expérience en mobilisation citoyenne.

Bonne connaissance des enjeux communautaires et sociaux;

Très bonne maîtrise des outils informatiques, de la suite Office de Microsoft (suite Adobe ou Canva, un atout) et connaissance de WordPress;

Expérience dans l’élaboration d’outils visuels;

Aptitudes pour la vulgarisation de contenus et l’animation;

Connaissance du milieu communautaire verdunois, un atout;

Excellente maîtrise du français écrit et parlé et très bonne maîtrise de l’anglais.

……

Contribuer au service à la clientèle et à la gestion des courriels et des appels.

Maintenir à jour les bases de données et les fichiers de l’organisation.

Gérer la petite caisse, les factures et les comptes à payer en collaboration avec le comptable.

Effectuer la mise à jour des dossiers des investisseurs et des membres des différents comités.

Gérer le système de classement, d’archivage des documents et le centre de documentation, y compris l’organisation, le classement et l’archivage des documents électroniques liés aux prêts et aux opérations internes.

Veiller à la conformité des documents selon les normes de l’organisation.

Gérer les fournitures de bureau et les équipements.

Rédiger les procès-verbaux du Conseil d’administration et d’autres comités, en coordination avec la direction générale.

Soutenir la direction générale dans toutes les autres tâches connexe

Gestion des Paiements et comptes recevables :

Gérer les prélèvements mensuels et ponctuellement les prélèvements individuels.

Gérer les rebonds mensuels de prélèvements programmés dans le système.

Gérer les nouvelles ententes d’allègement comme mesure d’accompagnement.

Assurer le suivi des non-respects des engagements : échanges verbaux avec les entrepreneurs, nouvelles ententes et efforts de suivi soutenus.

Gérer les révocations de prélèvements programmés

Rédiger les mises en demeure et les documents d’insolvabilité.

Lors refus de paiement, envoyer les dossiers de petites créances.

Effectuer toutes les écritures diverses associées au logiciel de gestion des prêts.

Mettre à jour les spécimens de chèques et les informations bancaires.

Coordonner l’enregistrement des hypothèques au Registre de droits personnels et réels mobiliers (RDPRM).

Produire des données de suivi de recouvrement pour les rapports financiers et divers rapports.

Diplôme universitaire en administration, comptabilité ou dans un domaine connexe.

Expérience dans un poste similaire (minimum de 3 à 5 ans)

Expérience en gestion documentaire et administrative.

Compétences en communication écrite et verbale

Connaissance des processus de gestion des paiements automatisés.

Expérience en service à la clientèle (idéalement par téléphone), un atout majeur.

Expérience en recouvrement de dettes, un atout.

Connaissance de l’entrepreneuriat et/ou de la réalité des personnes immigrantes, un atout.

Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, CRM), essentiel.

Capacité à gérer plusieurs tâches, à prioriser et à respecter les délais.

Capacité à faire preuve de confiance en soi tout en restant professionnel et efficace dans des situations complexes.

Rigueur et discrétion dans le traitement de l’information confidentielle.

Aisance avec les chiffres et la comptabilité de base.

Excellente capacité d’analyse.

Éthique irréprochable.

Grande capacité à travailler en équipe, en mode collaboratif.

Bilinguisme (français/anglais), essentiel.

Connaissance d’une troisième langue : un atout.

Conditions offertes :

Poste permanent à temps plein (35h semaine)

Vendredi flexible (demi-journée)

Travail hybride (télétravail permis) avec un minimum de 3 jours au bureau

Rémunération compétitive (à partir de 55,000 $, selon expérience)

Assurance collective REER collectif

4 semaines de vacances + nous sommes fermés dans le temps des Fêtes

12 jours personnels par année

Grande autonomie, gestion participative

Possibilités de développement professionnel au sein d’une équipe dynamique et polyvalente.

Environnement de travail chaleureux, dans une organisation à taille humaine

Possibilité d’assister aux événements de l’organisme et des partenaires (ex. 5@7, conférences, ateliers…)

GESTION DES LOCATAIRES

Être responsable de la relation avec les locataires, incluant les correspondances et les suivis divers.

Être responsable de la location des logements selon la politique de location et la politique de prix.

Coordonner les visites et assurer la sélection des nouveaux locataires.

Préparer les baux et procéder aux suivis des offres de location auprès de l’OMH.

Gérer les plaintes, les litiges et les dossiers au tribunal administratif du logement (TAL).

Être le point de contact pour les intervenants externes (services d’urgence, curatelle publique, CIUSSS).

Assurer la perception et le recouvrement des loyers.

Coordonner les augmentations de loyers annuelles.

GESTION IMMOBILIÈRE

Effectuer la gestion et la supervision des appels de service routiniers (2e ligne).

Coordonner et superviser les travaux d’entretien et de rénovation.

Effectuer l’embauche des ouvriers et entrepreneurs pour effectuer les travaux.

Assurer l’obtention des autorisations municipales nécessaires pour les travaux nécessitant un permis.

Coordonner l’entretien saisonnier.

Coordonner la gestion parasitaire.

Vérifier et approuver les dépenses selon sa délégation d’autorité.

Offrir un support dans l’élaboration du budget d’entretien et la planification des travaux d’immobilisation.

Offrir le support nécessaire pour les nouvelles acquisitions.

GESTION DES URGENCES ET SINISTRES

Être le ou la répondant(e) au niveau des urgences en dehors des heures de travail selon l’horaire établi

Gérer les sinistres avec les fournisseurs et l’assureur.

PARTENAIRES

Être responsable des opérations courantes auprès des partenaires en logement (ex. Société John-Howard, Mère avec pouvoirs).

Représenter l’organisation sur divers comités ou conseils.

Toutes autres mandats ou tâches connexes.

…..

Coordonner, rédiger et concevoir la production de supports visuels destinés à soutenir les objectifs de communication de l’organisation,

selon nos valeurs et notre charte graphique. Ex.: infolettres, affiches, publicité, dépliants, matériel promotionnel, rapport annuel,

présentations, communiqués externes, publications sur les réseaux sociaux, etc.

Promouvoir nos activités et nos services auprès de nos membres, mais aussi un public non-acquis et les partenaires du milieu;

Informer et engager les employés à l’aide d’outils de communication internes ;

Gérer les communautés, animer nos réseaux sociaux, modérer les commentaires;

Tenir le site web à jour et au goût du jour ;

Proposer des contenus novateurs et engageants pour nos membres;

Suivre et analyser les performances des publications et des campagnes;

Être photographe et vidéaste amateur pendant nos événements;

Continuer la mise en oeuvre de la stratégie de communication globale;

Concevoir des plans de communication intégrant les différents canaux;

Assurer une cohérence et une uniformité de la marque ;

Mettre en place des stratégies pour maximiser la visibilité de l’organisme;

Créer des campagnes de publicité ponctuelles sur différentes plateformes;

Être à l’affût des tendances et suggérer les bonnes pratiques à adopter;

Créer des campagnes de publicités avec Ad Grants.

…

Administration

– Accomplir les tâches administratives du PRESL (suivis des ententes contractuelles, rapports, etc.);

– Assister la direction dans la gestion de l’agenda;

– Préparer et acheminer les documents pour le service de comptabilité;

– Assurer la conformité des politiques de gestion.

Communications externes

– Gérer les messages de la direction générale et assurer les suivis.

Développement organisationnel

– Suivi des politiques, procédures et redditions de comptes;

– Développer les outils de gestion (tableaux de bord, feuilles de temps, etc.);

– Soutenir l’intégration du personnel et des membres du CA.

Vie associative

– Veiller aux bonnes pratiques de gouvernance;

– Participer à la rédaction de documents officiels;

– Planifier les rencontres des comités;

– Rédiger les procès-verbaux;

– Contribuer à l’organisation des activités des membres.

Profil recherché

– Diplôme universitaire ou expérience équivalente;

– 3 à 5 ans d’expérience pertinente;

– Compétences en administration et suivi budgétaire;

– Excellent sens de l’organisation;

– Maîtrise du français écrit et oral;

– Habiletés relationnelles et service aux membres;

– Intérêt pour la gestion participative;

– Adhésion aux valeurs de solidarité et d’économie sociale;

– Autonomie, rigueur, minutie et entregent.

• Assurer la vente de vignettes au comptoir, le service clients, répondre au téléphone et aux courriels
• Gérer les écritures comptables dans Synchro, le traitement des remboursements et la consolidation des entrées d’argent
• Faire les dépôts d’argent à la banque, communiquer avec les fournisseurs pour les commandes de matériel
• Mettre à jour les données clients, etc…
• Un diplôme d’études collégiales en comptabilité et gestion ou en bureautique
• 2 années d’expérience
• Une grande aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365
• Une vitesse de frappe de 35 mots/minute
• Une grande facilité à prioriser les tâches
• Une volonté de rester à l’affût des dernières tendances et de renouveler ses pratiques

Faire connaitre le service du Hub et promouvoir ses bienfaits auprès des jeunes criminalisés ou en voie de le devenir.

Recruter les jeunes susceptibles de bénéficier des actions du Hub social.

Évaluer les besoins des jeunes et établir avec eux les enjeux sur lesquels ils souhaitent agir en partenariat.

Établir un lien entre le jeune et les partenaires pour préparer la tenue de rencontres avec l’équipe de soutien.

Participer aux rencontres des équipes de soutien auprès des jeunes.

Assurer la liaison entre les différents partenaires impliqués dans un plan d’intervention individualisé.

Agir à l’occasion sur certains enjeux identifiés par le jeune ou l’équipe de soutien et qui relève de son rôle.

Suivre l’évolution des plans d’intervention.

Rendre des comptes des résultats du service, de l’évolution du jeune et du suivi des plans d’action concertés.

Recrutement, référencement et promotion

Se faire connaitre et promouvoir le Hub social auprès des jeunes de Saint-Léonard et dans divers milieux jeunesse.

Créer des occasions de rencontre susceptibles de stimuler la réflexion des jeunes autour des enjeux de la criminalité (ateliers, rencontres

de groupes ciblés, présences dans des lieux stratégiques, etc.).

Recruter des jeunes identifiés ou référés par les partenaires pour participer au parcours du Hub social.

Mise en place d’une équipe de soutien

Constituer une équipe d’accompagnement autour du jeune en impliquant les intervenant·es déjà présents dans son parcours.

Solliciter des partenaires susceptibles de contribuer positivement à son développement.

Définir avec le jeune la fréquence et le type de rencontres, en fonction de ses besoins et de ses disponibilités.

Assister aux rencontres des équipes de soutien pour chaque jeune.

Assurer la circulation de l’information dans le respect de la confidentialité.

Évaluer et rendre compte du suivi du plan d’action et des résultats obtenus pour chaque jeune.

…

Vos principales responsabilités

En collaboration avec les conseillères aux communications, participer à la réalisation du plan de communication annuel de la Fondation et du plan de communication événementiel ;

Participer à la production d’outils de promotion, de visibilité, de relations publiques et de communication pour les événements de la Fondation ;

Participer à la rédaction d’infolettres ou d’articles pour le web ;

Participer à la gestion des réseaux sociaux, la création de contenu et la gestion de communauté ;

Contribuer à la mise à jour et à la création de nouveau contenu pour le nouveau site web de la Fondation ;

Concevoir certains déroulement de cérémonies, participer à la production de matériel de communication pour ces mêmes cérémonies ;

Assurer le respect des normes graphiques et de l’image de la Fondation ;

Vous vous reconnaissez?

Vous détenez un baccalauréat en communication, en marketing ou en relations publiques ou dans un autre domaine pertinent;

Vous possédez un minimum de 1 année d’expérience en communications;

Vous possédez d’excellentes capacités d’organisation et avez un bon sens de l’initiative;

Vous aimez travailler de façon autonome et avez de la facilité à entrer en relation;

Vous aimez gérer de multiples priorités, vous adapter à des échéanciers serrés et changeants ainsi que travailler sous pression;

Vous êtes une personne reconnue pour vos habiletés de rédaction;

Vous possédez une excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;

Vous possédez une connaissance de base des logiciels de graphisme;

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• Prendre en charge le traitement et le suivi administratif des dossiers
• Participer à la mise à jour des processus et procédures de travail selon les standards de qualité
• Collaborer à la résolution de problématiques opérationnelles identifiées
• Soulever les enjeux ou les opportunités d’amélioration
• Assurer le respect des règles de conformité et de gestion des risques
• Participer activement à son développement et à celui de ses pairs

Les Opérations, c’est un grand secteur de plus de 2500 employés où la majorité des transactions et des demandes des clients transite. Transformation, numérisation, digitalisation : les changements auxquels nous aspirons se concrétisent à tous les jours grâce à l’expertise de chaque employé dans le but d’offrir une expérience distinctive à nos clients.

Les horaires de travail sont flexibles et comprennent du télétravail selon les besoins opérationnels. Ce poste se rapporte au directeur et tu collabores quotidiennement avec les membres de ton équipe dans le traitement des activités du secteur. Nous savons que nous pouvons compter sur nos collègues pour favoriser le partage des connaissances et l’entraide.

Compétences requises

• Détenteur d’un diplôme d’études secondaires
• Aptitude en travail administratif
• Propension à offrir un service rapide et efficace à la clientèle
• Avoir une connaissance de la suite Office et des outils de collaboration

Capacité à communiquer efficacement en français et en anglais 

Responsabilités – Volet administration
• Soutenir la direction générale dans ses dossiers
• Préparer, organiser et coordonner la tenue de réunions d’équipes et de comités
• Préparer l’ordre du jour des rencontres, prendre des notes, assurer le suivi des tâches
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour d’outils de gestion (ex. calendriers de travail, fichiers de suivi, gabarits, formulaires, etc.)
• Demander des soumissions et assurer les suivis auprès des fournisseurs externes
• Gérer la documentation de l’équipe de direction et la mise à jour de documents clés
• Organiser le classement et l’archivage des documents
• Saisir les ventes dans le logiciel et faire le suivi de la facturation
• Préparer les bordereaux de dépôts
• Collaborer avec la personne responsable de la comptabilité
• Gérer les appels et répondre à des demandes d’information internes et externes
• Soutenir les bénévoles administratifs de la MSPSSL et de sa Fondation
• Toute autres tâche connexe

Responsabilités – Volet philanthropie
• Offrir son soutien pour organiser et coordonner la tenue d’activités et d’événements
• Entrer les données et les segmenter dans le logiciel de gestion des donateurs
• Préparer les listes de sollicitation, les invitations, etc. pour les événements
• Faire le suivi auprès des fournisseurs de services
• Émettre les lettres de remerciements et les reçus de dons
• Préparer et coordonner les envois de publipostages
• Préparer et coordonner les rapports de reddition de comptes
• Tenir à jour les statistiques
• Toute autre tâche connexe

Expérience et compétences requises
• Formation dans une discipline appropriée ou combinaison d’expérience pertinente
• Maitrise du français et connaissance de l’anglais
• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams)
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à gérer les priorités
• Rigueur, autonomie, proactivité, discrétion, disponibilité et flexibilité
• Connaissance du cycle comptable, un atout
• Maitrise du logiciel de gestion des dons (Prodon, Zeffy), un atout
• Expérience dans un organisme à but non lucratif, un atout
• Connaissance du réseau de la santé en lien avec les soins palliatifs, un atout

Conditions de travail
• Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine)
• 4 semaines de vacances dès la 1ère année
• 11 jours fériés
• 5 journées personnelles (maladie)
• Horaire flexible du lundi au vendredi
• Disponibilité à travailler occasionnellement de soir et de fin de semaine lors des événements ;
• Salaire : selon expérience et politique en vigueur
• RVER : possibilité de contribuer au régime volontaire d’épargne retraite après 3 mois d’ancienneté
• Assurances collectives payées à 50% par l’employeur (après 3 mois d’ancienneté)
• Formation continue
• Repas cuisinés sur place offerts à coût modique
• Thé et café offert gratuitement en tout temps
• Tenue vestimentaire décontractée
• ….

Contribuer à l’accueil et au soutien psychosocial de l’organisme dans son centre de jour.

Participer aux tâches liées au fonctionnement du centre de jour.

Soutenir l’équipe dans les mécanismes d’accueil et d’intervention.

Animer et préparer des activités de socialisation.

Exécuter toute autre tâche connexe, en fonction des lignes directrices de l’organisme.

Exigences

Être aux études (niveau collégial ou universitaire) en travail social ou autre domaine pertinent.

Expérience directe ou connexe, un atout.

Compétences

Capacité de développer des approches d’intervention aidantes, personnalisées et proactives, en jouant le rôle de guide, de facilitateur et de médiateur.

Capacité de travailler en équipe.

Capacité d’entrer en relation avec une diversité de personnes, dont certaines parfois très désaffiliées.

Passion pour le soutien aux personnes démunies.

Entregent et esprit d’équipe.

Participer à la création des plans d’intervention interdisciplinaires des 26 élèves de l’école et des 12 résident.es de l’Habitat;

Travailler les objectifs du plan d’intervention interdisciplinaire avec chacun des jeunes;

Assurer un rôle-conseil auprès des équipes de l’École et de l’Habitat pour les objectifs moteurs de chacun des jeunes;

Veiller au bien-être, au confort et à la sécurité des jeunes;

Offrir un service professionnel et courtois aux parents et familles;

Collaborer avec tous les membres de l’équipe du Centre Philou, assister aux réunions d’équipe des programmes ainsi qu’aux programmes deformation continue;

Participer activement au maintien d’un environnement de travail propre et sécuritaire;

Toutes autres tâches connexes.

Formation et expérience

Détenir un diplôme collégial de technologue en physiothérapie et être membre de l’Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec;

Capacité et intérêt à offrir de l’accompagnement aux équipes de travail;

Avoir une expérience reliée avec les enfants et/ou avec la clientèle atteinte d’une déficience intellectuelle et/ou physique (un atout);

Avoir suivi une formation sur le déplacement sécuritaire des personnes (PDSP) et/ou un cours de secourisme (un atout).

Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;

Maîtrise de l’anglais à l’oral.

…..

Principales tâches

• Recruter, planifier et coordonner les bénévoles comptables, les bénévoles d’accueil et les bénévoles téléphonistes ;

• Compiler la petite caisse ;

• Assurer l’envoi des documents par la poste;

• Commander tout le matériel nécessaire.

Exigences

• Bonne connaissance du français et de l’anglais ;

• Autonomie et capacité de travailler en équipe ;

• Éthique et professionnalisme ;

• Connaissance de l’espagnol (un atout) ;

• Connaissance du milieu communautaire (un atout).

Conditions

• Poste contractuel à temps plein (35h/semaine) ;

• Salaire : 28,73$ de l’heure ;

• Contrat de 18 semaines ;

….

Développement stratégique (350%) :

Élaborer une vision globale et inclusive du bénévolat, intégrant divers proGls (familial, d’expertise, scolaire, stages, nouveaux arrivants, compensatoire, intergénérationnel)

Concevoir, avec la chargée de projet, des plans de formation pour développer les compétences et habiletés des bénévoles

Créer et mettre à jour les outils d’accueil, de formation, de suivi et de reconnaissance

Rechercher des partenaires et ressources externes pour enrichir l’expérience bénévole

Contribuer à la collecte, à l’analyse et à la valorisation des données liées au bénévolat

Mobilisation et gestion des bénévoles (30 %)

Élaborer des stratégies de recrutement adaptées à chaque proGl

Gérer la base de données des bénévoles (proGls, suivis, disponibilités)

Mettre en oeuvre un processus d’encadrement

Harmoniser les besoins des bénévoles et ceux de l’organisme pour favoriser l’engagement

Soutien aux équipes (200%)

Accompagner les services dans l’intégration des bénévoles

Fournir des outils pour faciliter la collaboration entre employé.es et bénévoles

Favoriser la circulation de l’information (besoins, déGs et retours d’expérience)

Climat relationnel (100%)

Offrir une écoute bienveillante aux bénévoles

Agir comme ressource pour maintenir un climat sain, respectueux et agréable

Encourager le dialogue et contribuer à l’amélioration continue de l’expérience bénévole

Logistique et représentation (50%)

Organiser les activités d’accueil, de formation et de reconnaissance

Pérenniser le comité des bénévoles

Participer à des événements liés au recrutement ou à la valorisation des bénévoles

Appuyer la direction dans la logistique des activités de bénévolat corporatif

EXIGENCES

Diplôme d’études collégiales ou toute combinaison d’études, de formation et d’expérience jugée pertinente

Minimum 3 ans d’expérience dans un rôle similaire

Expérience en gestion et mobilisation de bénévoles

Bonne connaissance du milieu communautaire et du fonctionnement des OBNL

Maîtrise des logiciels (Suite OWce, bases de données, outils collaboratifs)

Maîtrise du français (parlé et écrit)

• Collaborer à l’élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives.
• Coordonner les opérations administratives, financières ou matérielles qui vous sont confiées.
• Réaliser un ensemble de travaux administratifs et cléricaux afin de soutenir votre gestionnaire dans la réalisation de son mandat.
• Assurer le soutien et le suivi des demandes soumises par le personnel enseignant, les professionnel(le)s et les gestionnaires de votre unité.
• Voir à l’application des règles et des normes en fonction des informations qui sont traitées.
• Veiller à la mise à jour des données dans les systèmes informatisés de gestion des affaires étudiantes, administratives ou financières.
• Accueillir, informer et accompagner les usagers.

Ce qu’il vous faut pour exceller dans ce rôle

• Un diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique ou en techniques administratives ou toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente aux exigences du poste;
• Une excellente maîtrise des logiciels de bureautique (niveau avancé) et de la langue française (parlée et écrite);
• Une bonne dose de créativité, de proactivité et de dynamisme;
• Une aisance à travailler en équipe.

Soutenir la direction générale dans la planification et l’organisation des réunions des différentes instances et dans la gestion des ressources humaines.

Rédiger des comptes-rendus, des correspondances et autres documents de gestion.

Effectuer de la recherche, produire des analyses et faire des recommandations relativement à des dossiers spécifiques.

Soutenir la direction générale dans la gestion des ressources humaines (ex. :

accueil et intégration des personnes salariées, publication et diffusion des offres d’emploi, encadrement de bénévoles).

Collaborer à l’élaboration et à la mise à jour de politiques et de procédures institutionnelles.

Soutenir les démarches de diversification des sources de financement en effectuant des recherches et en participant à la préparation des demandes de

financement.

Coordonner l’approvisionnement et la gestion des ressources matérielles, informatiques et informationnelles en fonction des besoins et assurer une saine

utilisation.

Collaborer au soutien administratif et logistique de différentes activités ou événements.

Exigences

Diplôme d’études postsecondaires en gestion, administration ou toute autre

discipline jugée pertinente.

Cumul d’un minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire, dans un milieu associatif serait un atout.

Excellente maîtrise de la langue française, excellente capacité rédactionnelle, bilinguisme un atout.

Excellente maîtrise des logiciels de traitement de textes et de données de Microsoft 365.

Maîtrise des applications de communication et des outils de productivité.

Intérêt pour les enjeux entourant les droits des personnes victimes d’infractions criminelles.

Aptitudes

Force en organisation, planification et priorisation.

Grande polyvalence, autonomie et proactivité.

Capacité d’adaptation, d’analyse et de jugement.

Capacité à travailler en équipe, diplomatie et courtoisie.

Capacité à préserver la confidentialité des informations traitées et à assurer la discrétion.

Très bonnes habiletés interpersonnelles et compétences relationnelles